Digitale Gästeregistrierung

Gästemelde App für Gastronomen, Betriebe und Veranstaltungen

Digital das Corona Hygienekonzept umsetzen

Nun wo bundesweit Lockerungen vorgenommen wurden, kommen auf alle Betriebe, Veranstalter und Gastronomen neue Herausforderungen zu. Neben den einzuhaltenden Hygienemaßnahme ist besonders die Dokumentation für viele mit großem Aufwand und viel Papier verbunden.

Dabei gingen uns diese Gedanken durch den Kopf:

  • Die Gastronomie und Hotellerie haben wieder geöffnet!
  • Veranstaltungen sind ab Juni wieder erlaubt und werden Schrittweise erweitert
  • In allen 3 Fällen muss ein Gästemelde-System eingeführt werden
  • In der Gastronomie und Hotellerie müssen die Gäste erfasst werden mit Kontaktdaten
  • Diese Daten müssen 30 Tage nachgehalten werden
  • Auf Anfrage des Gesundheitsamt müssen die Daten zeitnah übermittelt werden können
  • Aktuell erfolgt die Pflege vornehmlich auf Basis von „Zettelwirtschaft
  • Dies ist hygienisch fragwürdig und ein großer Organisationsaufwand
  • Weiterhin sind die Regelungen zur Datenspeicherung im Sinne des DS-GVO selten einzuhalten

Aus diesen Gründen haben wir uns hingesetzt und kurzer Hand eine Gäste / Besucher Melde App entwickelt um diese Dokumentationspflicht zu digitalisieren.

Die Lösung: Online Gästeregistrierung

Vorteile unserer Melde App

Unsere digitale Lösung soll dem Betrieb, Gastronom und Veranstalter helfen und zeitgleich auch die Umwelt schonen, durch die Reduzierung von Papier.

  • Erleichtert die Datenerhebung
  • Ist DSGVO-Konform
  • Erleichtert die Datenspeicherung
  • Verringert den Organisationsaufwand
  • Verringert die eigenen Aufwände,
  • Schont die Umwelt

Die Corona Melde App

Wir haben uns für die Entwicklung der App recht kurzfristig bei einem Cafebesuch entschieden. Das Ausfüllen der Zettel war sehr unkomfortabel und auch im Sinne der Nachhaltigkeit erschien es uns nicht als beste Lösung. Eine App musste her. Dabei standen folgende Themen für uns im Fokus:

WebApp umgesetzt nach aktuellen Standards ✓

Mobile First entwickeltes Frontend für den Gast ✓

Responsive Backend für den Betrieb / Betreiber ✓

Einfacher Export der Daten für das Gesundheitsamt ✓

Datenspeicherung in Deutschland ✓

Vollautomatisches Löschen der Daten ✓

Auf Basis eines OpenSource Frameworks ✓

3 Schritte für den Gast

Schnell und unkompliziert als Gast registriert

Damit das System gut angenommen wird, haben wir auf einen schnellen und einfachen Ablauf für die Gäste / Besucher vor Ort geachtet. Somit dauert eine Anmeldung weniger als 3 Minuten!

Corona Melde App - QR Code scannen
1. QR-Code scannen

Der Gast kann am Eingang oder am Tisch einen QR-Code Scannen.

Gästeformular - Corona Melde App
2. Formular ausfüllen

Dort öffnet sich ein Formular und er trägt die gesetzlich erforderten Daten ein.

Corona Melde App - QR Code scannen
3. QR-Code erneut scannen

Bevor der Gast den Betrieb verlässt, scannt er erneut den QR-Code und klickt auf Auschecken. 

Melde App: Eigenes Logo & Infotext ✓
Melde App: Gastdaten werden 7 Tage lokal gespeichert ✓
Melde App: Corona Hinweis & Datenschutzbestimmungen ✓
Melde App: Einfache Kontrolle ob Gäste eingecheckt sind ✓
Melde App: CheckIn-Daten übersichtlich dargestellt ✓
Melde App: Mit einem Klick ausgecheckt ✓

Erfasste Daten vom Gast

In jedem Bundesland sind die Regelungen hinsichtlich der Erfassung der Gästedaten leicht abgewandelt, daher haben wir unser System dynamisch aufgebaut um es flexible anpassen zu können. Standardmässig werden folgende Daten vom Gast erfasst.

  • Hauptgast mit Name, Telefonnummer, Wohnort (optional)
  • Zugehörige Gäste mit Kontaktdaten (optional)
  • Check-In Datum und Uhrzeit (automatisch)
  • Check-Out Datum und Uhrzeit (manuell)
  • Tisch / Platz (nach Bedarf)
  • Datenschutzbestimmungen
  • Notiz / Hinweis

Einfach den QR-Code scannen

oder hier klicken

3 Schritte für den Betrieb

Registrierung als Restaurant, Bar, Cafe, Veranstalter oder Freizeiteinrichtung

Nicht nur für den Gast muss das System einfach sein, auch für den Betrieb sollte die Registrierung und somit der Start schnell und einfach gehen. Daher haben wir auch hier geschaut, dass wir die Wege schnell und kurz halten.

Gästeformular - Corona Melde App
1. Formular ausfüllen

Registrierungsformular auf der Microsite ausfüllen inkl. digitalem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Corona Melde App - Freigabe Betrieb
2. Freischaltung abwarten

Der Administrator erhält eine E-Mail, prüft den Eintrag und schaltet ihn nach Prüfung frei.

QR Code ausdrucken - Melde app
3. QR-Code ausdrucken

Nach der Freischaltung kann der Betrieb den QR-Code mit dem Infotext einfach ausdrucken oder herunterladen.

Funktionen & Möglichkeiten für den Betrieb

Melde App: Mit dem Dashboard alles im Blick ✓
Melde App: Alle Gäste im Blick mit der Liveansicht ✓
Melde App: Eigener Text und Logo schnell integriert ✓
Melde App: Schneller und einfach Export der Gäste ✓
Melde App: Tischaufsteller einfach direkt ausdrucken ✓
Melde App: Mit dem Dashboard alles im Blick ✓

Natürlich bietet unser System auch für die Betriebe, Gastronomen und Veranstalter alle relevanten Funktionen und das ist einem responsive Backend um auf allen Endgeräten bedient werden zu können.

  • Manuelles Nachtragen des Check-Outs bei Gästen
  • Manuelles Nachtragen der Tischnummer
  • Aktivierung und Deaktivierung der Tischnummern-Funktion
  • NEU: Gäste manuell erfassen & einchecken
  • NEUSpeisekarte hochladen oder verlinken
  • LIVE Gäste-Ansicht um zu sehen, wer vor Ort ist
  • Export der Daten als CSV mit Zeitraum-Filter
  • Hinterlegung des Logos
  • Pflege des Infotexts
  • Druck des Infozettels mit QR-Code
  • Download des QR-Codes
  • NEU: Alle eingecheckten Gäste mit einem Klick auschecken

Demo-Zugang als Betrieb:

E-Mailadresse: om@shapefruit.de
Passwort: meldeapp

Gäste Melde App - Admin Dashboard

Funktionen & Möglichkeiten für Betreiber

Natürlich bietet unser System auch für die Betriebe, Gastronomen und Veranstalter alle relevanten Funktionen und das ist einem responsive Backend um auf allen Endgeräten bedient werden zu können.

  • Freischalten von Betrieben
  • Deaktivieren von Betrieben
  • Exportmöglichkeit aller Daten als CSV
  • Bearbeitung der Texte der Betriebe
  • Download der QR-Codes der Betriebe
  • Integration des eigenen Logos
  • Integration des Service-Betreiber Namens

Demo-Zugang als Betreiber:

E-Mailadresse: testadmin@shapefruit.de
Passwort: testadmin

Kosten und Leistungen

Wir haben das ganze System so ausgerichtet, dass es für größere Ketten, Gemeinen, Landkreise, Städte oder ganze Regionen zum Einsatz kommen kann. Unser Ziel ist es schnell und einfach zu helfen, daher bieten wir das System kostengünstig ohne Lizenzkosten und ohne weitere Gebühren an. Auf Grund der hohen Nachfrage bieten wir seit kurzem auch eine Einzelversion für Gastronomen, Veranstalter, Freizeiteinrichtungen und Betriebe an.

Melde App - Für Betriebe & Veranstalter

180€ pro Jahr

Für einzelnen Betriebe, Gastronomen oder Veranstalter bieten wir die Möglichkeit die Melde-App für einen Unkostenbeitrag von nur 180€ zu nutzen. Damit ist es möglich seinen Betriebe oder seine Veranstaltung zu registrieren.

Bei dem Standard-Angebot sind folgende Leistungen inkludiert:

  • Registrierung der Veranstaltung / des Betriebs ✔
  • Bereitstellung QR-Code ✔
  • Anpassung von Logo und Text ✔
  • Unbegrenzte Anzahl an Tischen  ✔
  • Unbegrenzte Anzahl an Gästen  ✔
  • Anpassung an die Corona-Konzepte des Bundeslands ✔
  • Inkl. 15 minütigen Schulung via Hang-Out ✔

Melde App - Für Regionen, Städte und Gemeinden

ab 2.000€ zzgl. 320€ Hostingkosten pro Jahr

Das Standard-Angebot für 2.000€ lässt sich innerhalb eines Tages nach Beauftragung umsetzen und ist somit schon nach 24 Stunden voll einsatzbereit. Wenn größere Individualisierungen visuell gewünscht sind, entstehen zusätzliche kosten.

Bei dem Standard-Angebot sind folgende Leistungen inkludiert:

  • Installation & Konfiguration der App auf dem Server ✔
  • Bereitstellung Admin-Accounts ✔
  • Anpassung von Logo und Texten ✔
  • Integration der Rechtstexte  ✔
  • Bis zu 100 Betriebe inklusive ✔
  • Inkl. individualisiertem Erklärvideo im eigenen CD ✔
  • Inkl. 30 minütigen Schulung via Hang-Out ✔

Nutzungszahlen unserer Melde App

Stand: 06.07.2020

0
Betriebe & Veranstaltungen
0
Registrierte Gäste

Gäste Registrierung mit der Melde App

Häufig gestellte Fragen

Wer kann die MeldeApp nutzen?
Warum sollen Gästedaten / Besucherdaten erfasst werden?
Welche Daten werden von Gästen erfasst?
Was ist die Registrierungspflicht?
Ist die Erfassung der Daten DSGVO-konform?
Müssen Gästedaten manuell gelöscht werden?
Können Gäste auch manuell erfasst werden?
Wie werden die Daten an das Gesundheitsamt übermittelt?
Was ist wenn sich meine Gäste nicht ausgecheckt haben?
Wie kann sich der Gast auschecken?
Braucht man mehrere QR-Codes?
Wie schnell ist das System einsatzbereit?
Was kostet die online Gästeregistrierung?

Wer kann die MeldeApp nutzen?

Unsere MeldeApp richtet sich an alle Unternehmen, die nach dem COVID-19 Hygienekonzept eine Gäste-Registrierung zur Nachverfolgung von Infektionsketten gewährleisten müssen.

Dazu zählen vor allem folgende Unternehmen:

  • Gastronomen (Cafes, Bars und Restaurants)
  • Freizeiteinrichtungen (Zoos, Freizeitparks, Schwimmbäder, Freibäder, ..)
  • Veranstalter (Indoor und Outdoor Veranstaltungen)

Hinzu kommen bei unseren Kunden auch viele Firmen, die keinen Zwang zur Erfassung haben, jedoch diese Erfassung von Teilnehmen und Gästen auf freiwilliger Basis machen.

Warum sollen Gästedaten / Besucherdaten erfasst werden?

Das erfassen von Gästedaten und Besucherdaten, soll während der nun abklingenden Pandemie dabei helfen die Infektionsketten noch besser nachvollziehbar zu machen und somit schnell reagieren zu können.

Die Nachverfolgung von Infektionsketten ist einer der wichtigsten Bestandteile des bundesweiten Corona-Hygienekonzepts.

Welche Daten werden von Gästen erfasst?

Über die App werden nur die Daten erfasst, die für die Nachverfolgung von Infektionsketten durch das jeweilige Gesundheitsamt benötigt werden, sowie die relevanten Kontaktinformationen des Besuchers / Gasts. Um den Registrierungsprozess für den Gast und den Betrieb so unkompliziert wie möglich zu halten, unterscheiden wir bei der Registrierung in 2 Gast-Typen:

  • Hauptgast
  • Zusätzlicher Gast

Folgende Daten werden vom Hauptgast erhoben:

  • Vorname und Nachname
  • Straße und Ort
  • Telefonnummer
  • Tischnummer / Sitzplatz-Nummer (soweit vorhanden)
  • Check-In und Check-Out (voll automatisch)

Von den zusätzlichen Gästen werden dann nur noch folgende Daten erfasst:

  • Vorname und Nachname (Pflichtfeld)
  • Telefonnummer (optional)

Was ist die Registrierungspflicht?

Die Registrierungspflicht ist teil der Corona-Hygieneschutzmaßnahmen und verpflichtet Gastronomen, Veranstalter und Freizeiteinrichtungen zur Erhebung der Kontaktdaten von Gästen um eine Nachverfolgung der Infektionsketten zu ermöglichen.

Ist die Erfassung der Daten DSGVO-konform?

Die Erfassung aller Daten im System erfolgt auf Basis der Anforderungen der DSGVO. Dabei haben wir besonderen Wert auf eine hohe Datensicherheit, sowie vollautomatisierte Funktionen und Services zum Schutz der Daten gelegt.

  • Das Hosting erfolgt nur auf deutschen Servern
  • Die Systeme sind in Gänze voneinander getrennte
  • Nur berechtige Personen haben Zugriff auf die personenbezogenen Daten
  • Eine digitale AVV (Auftragsverarbeitung Vereinbarung) wird bei der Registrierung mit dem Betrieb abgeschlossen
  • Die Gästedaten werden automatisch nach 30 Tagen komplett gelöscht
  • Die Datenschutzbestimmungen sind zu jeder Zeit für alle einsehbar und müssen aktiv bestätigt werden
  • Es werden keinerlei zusätzliche Tracking-Tool eingesetzt

Müssen Gästedaten manuell gelöscht werden?

Nein! Das System löscht automatisch alle Gästedaten nach 30 Tagen, wodurch sowohl die Bestimmungen der DSGVO als auch die Richtlinien des Corona-Hygienekonzepts eingehalten werden.

Können Gäste auch manuell erfasst werden?

Ja! Betriebe können Gäste ganz einfach über die Administrationsfläche eigenständig erfassen. Dabei können sie selbstverständlich alle relevanten Daten erheben.

Hierbei können zusätzlich sogar die CheckIn- und CheckOut-Zeit erfasst werden.

Wie werden die Daten an das Gesundheitsamt übermittelt?

Die Übermittlung der Daten an das Gesundheitsamt ist eine wichtige Grundfunktion des Systems.

Über die “Gäste-Ansicht”, die ihnen die Gäste der letzten 30 Tage anzeigt, haben sie mit einem Knopfdruck die Möglichkeit eine Liste der Gäste als CSV-Datei (Komma getrennte Werte) zu erstellen.

Diese Liste können sie im Vorfeld über den Datumsfilter entsprechend der Anfrage des Gesundheitsamt formatieren.

Was ist wenn sich meine Gäste nicht ausgecheckt haben?

Wenn sich ihre Gäste mal vergessen haben auszuloggen, dann ist das gar kein Problem.

Sie können ganz einfach die Check-Out Zeit bei jedem Gast individuell nachtragen.

Zusätzlich haben wir eine Komfortfunktion integriert, so können sie mit einem Klick alle eingecheckte Gäste vollständig auschecken. Dies kann besonders am Ende einer Veranstaltung oder bei der Schließung des Ladens viel Zeit sparen.

Wie kann sich der Gast auschecken?

Das Auschecken haben wir für den Gast ganz einfach gehalten.

Der aktuelle Status wird beim Gast im Cookie gespeichert, somit kann er entweder das Fenster in seinem Browser offen lassen oder wenn er es doch schließt muss er lediglich noch einmal den gleichen QR-Code scannen. So ist der Checkout immer nur ein Klick entfernt.

Braucht man mehrere QR-Codes?

Nein! Das System generiert automatisch nach der Freischaltung einen QR-Code. Dieser kann so häufig wie gewünscht eingesetzt werden und die Gäste können sich darüber sowohl ein- als auch auschecken!

TIPP: Im Profil kann auch eine PDF mit der Speisekarte oder der Link zur Speisekarte hinterlegt werden, somit kann auch die digitale Speisekarte einfach integriert werden und man benötigt wirklich nur einen QR-Code.

Wie schnell ist das System einsatzbereit?

Für die Bereitstellung des Betreiber-Systems mit mehreren Mandanten benötigen wir ca. 1 Werktag. Das freischalten eines Betriebs hängt dann von der Reaktionszeit des Betreibers ab. Die reine Freischaltung ist nur ein Klick.

Als Betrieb, Veranstalter oder Gastronom dauert die Freischaltung bei uns meist weniger als 3 Stunden.

Was kostet die online Gästeregistrierung?

Wir haben zwei unterschiedliche Pakete entwickelt um möglichst flexible für unsere Kunden zu sein.

Das günstigste Paket ist die Einzelversion für nur 180€ pro Jahr. Diese eignet sich besonders für einzelne Betriebe  (Restaurants, Bars, Cafes, Freizeitparks, Schwimmbäder, ..) und für einzelne Veranstaltungen.

Wer nun jedoch direkt mehrere Betriebe oder zeitgleiche Veranstaltungen managen will, der greift am besten zu der Betreiber Version für 2.000€. Hier können bis zu 100 Betriebe oder Veranstaltungen registriert werden und man hat das ganze System voll in der Hand. Sie lohnt sich also spätestens ab der 11. Veranstaltung oder dem 11. Betrieb. Zusätzlich besteht hier die Möglichkeit alle Texte zu individualisieren und auch als Absender genannt zu werden.

Wer nun auch noch ein individualisiertes Design will, sollte uns kontaktieren und wir ermitteln die dafür benötigten Kosten.

Ihr Ansprechpartner für die MeldeApp

Benjamin Bellardita Prokurist der shapefruit AG

Benjamin Bellardita

Chief Operating Officer | Prokurist

Benjamin ist nicht nur COO bei uns, sondern auch verantwortlich für den gesamten digitalen Bereich. Als Diplom Betriebswirt E-Business liegt nicht nur sein Schwerpunkt, sondern auch seine Leidenschaft in der digitalen Welt. Mit über 20 Jahren Online Erfahrung ist er der erste Ansprechpartner bei allen Fragen rund um das Thema Digitales Marketing.

Telefon: +49-(0)2641-8005-63 | E-Mail: benjamin@shapefruit.de

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