Digitale Gästeregistrierung

Kontaktdatenerfassung nach dem Corona Hygienekonzept mit QR Code

Gästemelde App für Gastronomen, Bars, Schulen und Veranstaltungen

Für einzelnen Betriebe, Vereine, Gastronomen oder Veranstalter bieten wir die Möglichkeit die Melde-App für einen Unkostenbeitrag von nur 180€ zu nutzen. Damit ist es möglich seinen Betriebe oder seine Veranstaltung zu registrieren.

180€
pro Jahr

Bekannt durch:

Die Corona Melde App

Wir haben uns für die Entwicklung der App recht kurzfristig bei einem Cafebesuch entschieden. Das Ausfüllen der Zettel war sehr unkomfortabel und auch im Sinne der Nachhaltigkeit erschien es uns nicht als beste Lösung. Eine App musste her. Dabei standen folgende Themen für uns im Fokus:

Kein Download notwendig ✓ Manuelle Gästeregistrierung möglich

Optionaler automatischer Checkout aller Gäste

Gäste CheckIn Englisch, Deutsch, Spanisch, Italienisch, Niederländisch und Französisch Unterstützt Touchterminals ✓

100% kontaktlose Erfassung ✓  Digitale Speisekarte ✓

Einfacher Export der Daten für das Gesundheitsamt Datenspeicherung in Deutschland

Vollautomatisches Löschen der Daten ✓

Schnelle Ladezeiten auch bei schlechtem Empfang  

Online Gästeregistrierung

Unsere digitale Lösung soll dem Betrieb, Gastronom und Veranstalter helfen und zeitgleich auch die Umwelt schonen, durch die Reduzierung von Papier.

  • Erleichtert die Datenerhebung
  • Ist DSGVO-Konform
  • Erleichtert die Datenspeicherung
  • Verringert den Organisationsaufwand
  • Verringert die eigenen Aufwände,
  • Schont die Umwelt

Kosten und Leistungen

Wir haben das ganze System so ausgerichtet, dass es für größere Ketten, Gemeinen, Landkreise, Städte oder ganze Regionen zum Einsatz kommen kann. Unser Ziel ist es schnell und einfach zu helfen, daher bieten wir das System kostengünstig ohne Lizenzkosten und ohne weitere Gebühren an. Auf Grund der hohen Nachfrage bieten wir seit kurzem auch eine Einzelversion für Gastronomen, Veranstalter, Freizeiteinrichtungen und Betriebe an.

Melde App für

Betriebe & Veranstaltungen

180€ pro Jahr

Für einzelnen Betriebe, Gastronomen oder Veranstalter bieten wir die Möglichkeit die Melde-App für einen Unkostenbeitrag von nur 180€ zu nutzen. Damit ist es möglich seinen Betriebe oder seine Veranstaltung zu registrieren.

Folgende Leistungen sind inkludiert:

  • 1 Veranstaltung / Betrieb ✔
  • 1 QR-Code ✔
  • Eigenes Logo und Text ✔
  • Unbegrenzte Anzahl an Tischen / Gästen  ✔
  • Inkl. 15 minütigen Schulung via Hang-Out ✔
  • In 5 Minuten einsatzbereit ✔
Melde App für

Veranstalter & Unternehmen

720 € pro Jahr

Unser neues Angebot richtet sich explizit an Veranstalter, Vereine und Unternehmen, die zeitgleich Besucher an mehreren Orten und Veranstaltungen erfassen möchten. Die Bereitstellung erfolgt innerhalb von 48 Stunden auf unseren Servern.

Bei dem Angebot sind folgende Leistungen inkludiert:

  • Bis zu 12 Betriebe / Veranstaltungen ✔
  • Bis zu 12 QR-Codes ✔
  • Eigenes Logo und Text ✔
  • Unbegrenzte Anzahl an Tischen / Gästen  ✔
  • Inkl. 30 minütigen Schulung via Hang-Out ✔
  • Globale Administratoren ✔
Melde App für

Regionen & Messen

ab 3.000 € zzgl. 320€ Hostingkosten pro Jahr

Das Standard-Angebot für 3.000€ lässt sich innerhalb von 4 Tagen nach Beauftragung umsetzen und ist somit schon nach 96 Stunden voll einsatzbereit. Wenn größere Individualisierungen visuell gewünscht sind, entstehen zusätzliche kosten.

Folgende Leistungen sind inkludiert:

  • Bis zu 500 Betriebe / Veranstaltungen ✔
  • Bis zu 500 QR-Codes ✔
  • Eigenes Logo und Text ✔
  • Unbegrenzte Anzahl an Tischen / Gästen  ✔
  • Inkl. 30 minütigen Schulung via Hang-Out ✔
  • Globale Administratoren ✔

Kontaktdaten erfassen bei Sportveranstaltungen und auf Weihnachtsmärkten

Das Erfassen von Kontaktdaten wird ein immer wichtigerer Bestandteil im Rahmen der Corona Hygieneschutz-Maßnahmen. Sowohl für Vereine als auch für Weihnachtsmärkte haben wir spezielle Lösungen entwickelt.

MeldeApp - Logo hochladen

3 Schritte für den Gast

Schnell und unkompliziert als Gast registriert

Damit das System gut angenommen wird, haben wir auf einen schnellen und einfachen Ablauf für die Gäste / Besucher vor Ort geachtet. Somit dauert eine Anmeldung weniger als 3 Minuten!

Corona Melde App - QR Code scannen
1. QR-Code scannen

Der Gast kann am Eingang oder am Tisch einen QR-Code Scannen.

Gästeformular - Corona Melde App
2. Formular ausfüllen

Dort öffnet sich ein Formular und er trägt die gesetzlich erforderten Daten ein.

Corona Melde App - QR Code scannen
3. QR-Code erneut scannen

Bevor der Gast den Betrieb verlässt, scannt er erneut den QR-Code und klickt auf Auschecken. 

Funktionen & Möglichkeiten für den Betrieb

Natürlich bietet unser System auch für die Betriebe, Gastronomen und Veranstalter alle relevanten Funktionen und das ist einem responsive Backend um auf allen Endgeräten bedient werden zu können.

Es werden keine technischen Kenntnisse benötigt um alle wichtigen Funktionen der MeldeApp zu nutzen. Vom einfachen ausdrucken des QR-Codes bis zum schnellen Export der Gästedaten oder der Möglichkeit alle Gäste mit nur einem Klick auszuchecken.

QR-Code scannen

Gästeerfassung Testbetrieb
  • Manuelles Nachtragen des Check-Outs bei Gästen
  • Manuelles Nachtragen der Zuordnung
  • Aktivierung und Deaktivierung der Tischnummern-Funktion
  • Gäste manuell erfassen & einchecken
  • Speisekarte / Veranstaltungsplan hochladen oder verlinken
  • Zuordnung ob Tischnummer oder Platznummer freiwählbar
  • NEU: DSGVO-konforme Wahlmöglichkeit der zu erfassenden Daten
  • LIVE Gäste-Ansicht um zu sehen, wer vor Ort ist
  • Export der Daten als CSV mit Zeitraum-Filter
  • Hinterlegung des Logos
  • Pflege des Infotexts
  • Druck des Infozettels mit QR-Code
  • Download des QR-Codes
  • Alle eingecheckten Gäste mit einem Klick auschecken
  • NEU: Limitierung der maximalen Gästezahl

3 Schritte für den Betrieb

Registrierung als Restaurant, Bar, Cafe, Veranstalter oder Freizeiteinrichtung

Nicht nur für den Gast muss das System einfach sein, auch für den Betrieb sollte die Registrierung und somit der Start schnell und einfach gehen. Daher haben wir auch hier geschaut, dass wir die Wege schnell und kurz halten.

Gästeformular - Corona Melde App
1. Formular ausfüllen

Registrierungsformular auf der Microsite ausfüllen inkl. digitalem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Corona Melde App - Freigabe Betrieb
2. Freischaltung abwarten

Der Administrator erhält eine E-Mail, prüft den Eintrag und schaltet ihn nach Prüfung frei.

QR Code ausdrucken - Melde app
3. QR-Code ausdrucken

Nach der Freischaltung kann der Betrieb den QR-Code mit dem Infotext einfach ausdrucken oder herunterladen.

Nutzungszahlen unserer Melde App

Unsere App wird in Deutschland, Österreich, Schweiz und Niederlande eingesetzt. Bars, Restaurants, Cafes, Schulen und Hochschulen, Vereine, Fitnessstudios, Ämter und viele mehr erfassen Kontaktdaten mit unserer MeldeApp.

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Betriebe & Veranstaltungen
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Registrierte Gäste

News rund um unsere MeldeApp

Kundenmeinungen zur Melde App

Ihr Ansprechpartner für die MeldeApp

Benjamin Bellardita Prokurist der shapefruit AG

Benjamin Bellardita

Chief Operating Officer | Prokurist

Benjamin ist nicht nur COO bei uns, sondern auch verantwortlich für den gesamten digitalen Bereich. Als Diplom Betriebswirt E-Business liegt nicht nur sein Schwerpunkt, sondern auch seine Leidenschaft in der digitalen Welt. Mit über 20 Jahren Online Erfahrung ist er der erste Ansprechpartner bei allen Fragen rund um das Thema Digitales Marketing.

Telefon: +49-(0)2641-8005-63 | E-Mail: benjamin@shapefruit.de

DSGVO-Konforme Datenerfassung

Die Erfassung von personenbezogenen Daten bedeutet auch immer, dass ein besonderer Fokus auf das Thema Datenschutz gelegt werden muss. Da wir uns mit dem Thema DS-GVO schon seit der ersten Stunde bei unseren Projekten beschäftigt haben, konnten wir unsere Erfahrungen auch bei unser Melde App direkt anwenden.

  • Datensparsamkeit – Es werden bundeslandspezifisch nur die Daten erhoben die vom Gesetzgeber gefordert werden
  • Datenspeicherung  – Unserer Server steht in einem Rechenzentrum in Kassel & Köln
  • Datenlöschung – Die personenbezogenen werden vollautomatisch nach 4 Wochen komplett gelöscht
  • Kein Tracking – Es werden keinerlei Nutzerinformationen & Nutzerverhalten erhoben
  • Passwort-Regeln – Für den Zugang werden erhöhte Passwort-Regeln gefordert
  • SSL-Verschlüsselung – Alle Daten werden 256-Bit Verschlüsselt übertragen
  • Digitaler AVV – Vor der Nutzung unserer App wird eine digitale Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung geschlossen werden

Gäste Registrierung mit der Melde App

Häufig gestellte Fragen

Wer kann die MeldeApp nutzen?
Warum sollen Gästedaten / Besucherdaten erfasst werden?
Welche Daten werden von Gästen erfasst?
Was ist die Registrierungspflicht?
Ist die Erfassung der Daten DSGVO-konform?
Müssen Gästedaten manuell gelöscht werden?
Können Gäste auch manuell erfasst werden?
Wie werden die Daten an das Gesundheitsamt übermittelt?
Was ist wenn sich meine Gäste nicht ausgecheckt haben?
Wie kann sich der Gast auschecken?
Braucht man mehrere QR-Codes?
Wie schnell ist das System einsatzbereit?
Was kostet die online Gästeregistrierung?
Können auch Sportvereine die App nutzen?
Wir haben keine Tische sondern Sitzplätze geht das auch?
In meinem Bundesland muss nur der Name des Gasts erfasst werden, geht das?
Kann ich die Anzahl der Gäste limitieren?

Wer kann die MeldeApp nutzen?

Unsere MeldeApp richtet sich an alle Unternehmen, die nach dem COVID-19 Hygienekonzept eine Gäste-Registrierung zur Nachverfolgung von Infektionsketten gewährleisten müssen.

Dazu zählen vor allem folgende Unternehmen:

  • Gastronomen (Cafes, Bars und Restaurants)
  • Freizeiteinrichtungen (Zoos, Freizeitparks, Schwimmbäder, Freibäder, ..)
  • Veranstalter (Indoor und Outdoor Veranstaltungen)
  • Vereine & Sportvereine

Hinzu kommen bei unseren Kunden auch viele Firmen, die keinen Zwang zur Erfassung haben, jedoch diese Erfassung von Teilnehmen und Gästen auf freiwilliger Basis machen.

Warum sollen Gästedaten / Besucherdaten erfasst werden?

Das erfassen von Gästedaten und Besucherdaten, soll während der nun abklingenden Pandemie dabei helfen die Infektionsketten noch besser nachvollziehbar zu machen und somit schnell reagieren zu können.

Die Nachverfolgung von Infektionsketten ist einer der wichtigsten Bestandteile des bundesweiten Corona-Hygienekonzepts.

Welche Daten werden von Gästen erfasst?

Über die App werden nur die Daten erfasst, die für die Nachverfolgung von Infektionsketten durch das jeweilige Gesundheitsamt benötigt werden, sowie die relevanten Kontaktinformationen des Besuchers / Gasts. Um den Registrierungsprozess für den Gast und den Betrieb so unkompliziert wie möglich zu halten, unterscheiden wir bei der Registrierung in 2 Gast-Typen:

  • Hauptgast
  • Zusätzlicher Gast

Folgende Daten werden vom Hauptgast erhoben:

  • Vorname und Nachname
  • Straße und Ort
  • Telefonnummer
  • Tischnummer / Sitzplatz-Nummer (soweit vorhanden)
  • Check-In und Check-Out (voll automatisch)

Von den zusätzlichen Gästen werden dann nur noch folgende Daten erfasst:

  • Vorname und Nachname (Pflichtfeld)
  • Telefonnummer (optional)

Was ist die Registrierungspflicht?

Die Registrierungspflicht ist teil der Corona-Hygieneschutzmaßnahmen und verpflichtet Gastronomen, Veranstalter und Freizeiteinrichtungen zur Erhebung der Kontaktdaten von Gästen um eine Nachverfolgung der Infektionsketten zu ermöglichen.

Ist die Erfassung der Daten DSGVO-konform?

Die Erfassung aller Daten im System erfolgt auf Basis der Anforderungen der DSGVO. Dabei haben wir besonderen Wert auf eine hohe Datensicherheit, sowie vollautomatisierte Funktionen und Services zum Schutz der Daten gelegt.

  • Das Hosting erfolgt nur auf deutschen Servern
  • Die Systeme sind in Gänze voneinander getrennte
  • Nur berechtige Personen haben Zugriff auf die personenbezogenen Daten
  • Eine digitale AVV (Auftragsverarbeitung Vereinbarung) wird bei der Registrierung mit dem Betrieb abgeschlossen
  • Die Gästedaten werden automatisch nach 30 Tagen komplett gelöscht
  • Die Datenschutzbestimmungen sind zu jeder Zeit für alle einsehbar und müssen aktiv bestätigt werden
  • Es werden keinerlei zusätzliche Tracking-Tool eingesetzt

Müssen Gästedaten manuell gelöscht werden?

Nein! Das System löscht automatisch alle Gästedaten nach 30 Tagen, wodurch sowohl die Bestimmungen der DSGVO als auch die Richtlinien des Corona-Hygienekonzepts eingehalten werden.

Können Gäste auch manuell erfasst werden?

Ja! Betriebe können Gäste ganz einfach über die Administrationsfläche eigenständig erfassen. Dabei können sie selbstverständlich alle relevanten Daten erheben.

Hierbei können zusätzlich sogar die CheckIn- und CheckOut-Zeit erfasst werden.

Wie werden die Daten an das Gesundheitsamt übermittelt?

Die Übermittlung der Daten an das Gesundheitsamt ist eine wichtige Grundfunktion des Systems.

Über die “Gäste-Ansicht”, die ihnen die Gäste der letzten 30 Tage anzeigt, haben sie mit einem Knopfdruck die Möglichkeit eine Liste der Gäste als CSV-Datei (Komma getrennte Werte) zu erstellen.

Diese Liste können sie im Vorfeld über den Datumsfilter entsprechend der Anfrage des Gesundheitsamt formatieren.

Was ist wenn sich meine Gäste nicht ausgecheckt haben?

Wenn sich ihre Gäste mal vergessen haben auszuloggen, dann ist das gar kein Problem.

Sie können ganz einfach die Check-Out Zeit bei jedem Gast individuell nachtragen.

Zusätzlich haben wir eine Komfortfunktion integriert, so können sie mit einem Klick alle eingecheckte Gäste vollständig auschecken. Dies kann besonders am Ende einer Veranstaltung oder bei der Schließung des Ladens viel Zeit sparen.

Wie kann sich der Gast auschecken?

Das Auschecken haben wir für den Gast ganz einfach gehalten.

Der aktuelle Status wird beim Gast im Cookie gespeichert, somit kann er entweder das Fenster in seinem Browser offen lassen oder wenn er es doch schließt muss er lediglich noch einmal den gleichen QR-Code scannen. So ist der Checkout immer nur ein Klick entfernt.

Braucht man mehrere QR-Codes?

Nein! Das System generiert automatisch nach der Freischaltung einen QR-Code. Dieser kann so häufig wie gewünscht eingesetzt werden und die Gäste können sich darüber sowohl ein- als auch auschecken!

TIPP: Im Profil kann auch eine PDF mit der Speisekarte oder der Link zur Speisekarte hinterlegt werden, somit kann auch die digitale Speisekarte einfach integriert werden und man benötigt wirklich nur einen QR-Code.

Wie schnell ist das System einsatzbereit?

Für die Bereitstellung des Betreiber-Systems mit mehreren Mandanten benötigen wir ca. 1 Werktag. Das freischalten eines Betriebs hängt dann von der Reaktionszeit des Betreibers ab. Die reine Freischaltung ist nur ein Klick.

Als Betrieb, Veranstalter oder Gastronom dauert die Freischaltung bei uns meist weniger als 3 Stunden.

Was kostet die online Gästeregistrierung?

Wir haben zwei unterschiedliche Pakete entwickelt um möglichst flexible für unsere Kunden zu sein.

Das günstigste Paket ist die Einzelversion für nur 180€ pro Jahr. Diese eignet sich besonders für einzelne Betriebe  (Restaurants, Bars, Cafes, Freizeitparks, Schwimmbäder, ..) und für einzelne Veranstaltungen.

Wer nun jedoch direkt mehrere Betriebe oder zeitgleiche Veranstaltungen managen will, der greift am besten zu der Betreiber Version für 2.000€. Hier können bis zu 100 Betriebe oder Veranstaltungen registriert werden und man hat das ganze System voll in der Hand. Sie lohnt sich also spätestens ab der 11. Veranstaltung oder dem 11. Betrieb. Zusätzlich besteht hier die Möglichkeit alle Texte zu individualisieren und auch als Absender genannt zu werden.

Wer nun auch noch ein individualisiertes Design will, sollte uns kontaktieren und wir ermitteln die dafür benötigten Kosten.

Können auch Sportvereine die App nutzen?

Natürlich ist der Einsatz unserer MeldeApp auch für Sportvereine problemfrei möglich.

Registrieren sie sich einfach in unserer App und deaktivieren sie die Tischnummern Funktion. Schon können sie ihre die Kontaktdaten bei ihren Sportveranstaltungen (Wettkampf & Training) problemfrei digital erheben.

Detaillierte Informationen extra für Vereine haben wir auf unserer Sonderseite Meldeapp für Sportvereine zusammengestellt

Wir haben keine Tische sondern Sitzplätze geht das auch?

Ja, das ist auch problemfrei möglich. Sie können bei ihrem Eintrag frei entscheiden, welche Zuordnung sie wählen.

Über das Feld Zuordnung können sie die Bezeichnung freivergeben. So können sie ihren Eintrag einfach ihren Gegebenheiten anpassen.

  • Bei Restaurants kann bspw. einfach Tischnummer eingetragen werden
  • Oder bei Veranstaltungen kann einfach Sitzplatznummer eingetragen werden
  • Oder bei Vereinen kann die Tribüne abgefragt werden

In meinem Bundesland muss nur der Name des Gasts erfasst werden, geht das?

Ja, natürlich ist auch das möglich.

Da wir unser System bundesweit einsetzen, bieten wir jedem Betrieb die Möglichkeit die Erhebung der Daten auf die aktuellen Regelungen des jeweiligen Bundeslands anzupassen. Denn die DSGVO verlangt auch hier die Datensparsamkeit, also das nur benötigte Daten erfasst werden.

Wir empfehlen immer sich über die aktuellen Regeln im eigenen Bundesland zu informieren. Eine gute Übersicht bietet beispielsweise folgende Seite: https://www.dr-datenschutz.de/dsgvo-gaestelisten-in-der-gastronomie-zu-zeiten-der-corona-pandemie/

Kann ich die Anzahl der Gäste limitieren?

Ja, auch dies ist problemfrei möglich. Sie können bei ihrem Eintrag frei entscheiden, wie viele Gäste gleichzeitig bei ihnen eingecheckt seien dürfen.

Tragen sie einfach im Bereich Optionen die maximale Gästeanzahl ein.

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